Mitarbeiter-Management
Arbeitszeiten, Schichten, Urlaube, Skills und Auslastung an einem Ort. Synchronisiert mit deinen bestehenden Tools wie TimeButler.
Für Agenturen mit 10–50 Mitarbeitern
Das holistische Projektmanagement-System für Agenturen. 95 % automatisiert.
Ruhe im Chaos: Varis übernimmt vom ersten Kundenkontakt über Rückfragen, Planung und Umplanung bis zum Abschluss. Vollautomatisch. Du bleibst cool.
- 95 %
- automatisierter PM-Ablauf
- < 60 s
- von Anfrage bis geplantes Projekt
- 10–50
- Mitarbeiter – ideal für Agenturen
varis.tech
Interaktive Demo – kein Login nötig
Der Unterschied
Ein System. Kein Tool.
Du hast es in der Demo oben gesehen: Andere Tools zeigen dir an, wer theoretisch verfügbar wäre – suchen, vergleichen und zuweisen musst du trotzdem selbst. Varis erkennt Ereignisse automatisch, bewertet die beste Lösung und legt sie dir zur Bestätigung vor.
Live-Beispiel
Krankheitsvertretung
So läuft's mit anderen Tools
- Du fragst im Chat, wer eine Aufgabe übernehmen könnte.
- Du bekommst eine Liste möglicher Kandidaten zurück.
- Du prüfst selbst Stunden, Skills und Auslastung.
- Du weist die Aufgabe manuell zu und hoffst, dass es passt.
So läuft's mit Varis
- Die Krankmeldung geht in eurem Zeiterfassungstool ein.
- Varis erkennt das sofort und prüft alle Kapazitäten.
- Der beste Ersatz wird berechnet – inklusive Begründung.
- Du bestätigst mit einem Klick. Fertig.
Ablauf
Von der E-Mail zum fertigen Projekt.
Drei Phasen – die Arbeit dazwischen übernimmt Varis.
- 01
Anfrage kommt rein
Die Kunden-E-Mail trifft ein. Varis extrahiert alle Projektdaten, legt Kunde und Projekt im CRM an und stellt fehlende Rückfragen automatisch.
- 02
Automatisch geplant
Das Projekt wird nach Skills, Verfügbarkeit und Speed eingeplant. Ändert sich etwas, plant Varis um und informiert alle Beteiligten.
- 03
Transparent bis zum Abschluss
Fortschritt, KPIs und Kunden-Updates laufen automatisch mit – vom Kickoff bis zum Projektende.
Features
Was sonst noch drin steckt.
Die Automatisierung hast du gesehen. Das hier macht Varis alltagstauglich – für dein ganzes Team.
Integrationen in deinen Stack
Anbindung an ERP, CRM, Mitarbeitermanagement und mehr. Gmail- und HubSpot-Integrationen sind out-of-the-box dabei.
Voller Einblick, volle Kontrolle
Jeder Automatisierungsschritt ist einsehbar: Email Monitor, Logs und Regeln, die du selbst bestimmst – inklusive Blacklists und Ausschluss-Patterns.
Analytics ohne Reporting-Aufwand
Auslastung, geplante Slots und Einsätze pro Tag – bis hin zu System- und Cloud-Kosten. Immer aktuell, ohne manuelles Zusammensuchen.
Produkt
Ein Blick unter die Haube
Fünf Ansichten direkt aus dem System – vom Dashboard bis zu den Einstellungen. Bewege dich nach links und rechts, um alles zu entdecken.
01 / 05
Dashboard
Dein Startpunkt: Team-Überblick, Zustand der Mail-Pipeline, dein Tagesplan und die Live-Aktivität des gesamten Teams – alles in Echtzeit.
Klick für Großansicht
02 / 05
Resource Planner
Alle Mitarbeiter und Projekte auf einer Zeitleiste. Varis plant Einsätze automatisch ein – inklusive Pausen, Blockern und Quick-Aktionen. Du behältst die Kontrolle mit einem Klick.
Klick für Großansicht
03 / 05
Email Monitor
Die KI-Pipeline hinter deinem Postfach: Eingehende Mails werden klassifiziert, gelabelt und in Anfragen verwandelt – mit vollem Einblick in Systemstatus, Durchsatz und jeden Verarbeitungsschritt.
Klick für Großansicht
04 / 05
Analytics
Aktive Projekte, geplante Slots und Einsätze pro Tag über frei wählbare Zeiträume – bis hin zu System- und Cloud-Kosten. Ohne manuelles Reporting.
Klick für Großansicht
05 / 05
Settings
Volle Kontrolle: Darstellung, E-Mail-Regeln, Ausschluss-Patterns und Sender-Blacklists. Du bestimmst, was die Automatisierung anfassen darf – und was nicht.
Klick für Großansicht01 / 05
Aus der Praxis
Gebaut in einer Agentur. Für Agenturen.
Varis ist kein Konzept – es plant jeden Tag unseren eigenen Betrieb. Diese Zahlen kommen live aus unserem System.
- 103
- aktive Projekte
- 2.400+
- automatisch geplante Slots
- 31
- Mitarbeitende im Planer
Live-Zahlen aus unserem eigenen Betrieb · Stand August 2026
„Wir haben Varis gebaut, weil wir selbst keine Lust mehr auf manuelles Umplanen hatten. Heute plant es unsere eigene Agentur – jeden Tag. Jetzt öffnen wir es für andere."
Was wir von Agenturen immer wieder hören
„Unser Projektmanagement frisst jede Woche einen ganzen Arbeitstag – nur für Umplanungen und Status-Mails."
„Dass eine Krankmeldung automatisch eine fertige Umplanung auslöst, war der Moment, in dem es bei mir klick gemacht hat."
„Wir wollen kein weiteres Tool pflegen. Wir wollen, dass die Arbeit einfach passiert."
FAQ
Häufige Fragen
Kurz beantwortet – für alles andere: Schreib uns einfach über das Formular unten.
Für wen ist Varis gedacht?
Für Agenturen mit etwa 10 bis 50 Mitarbeitenden, in denen Projektmanagement heute viel manuelle Arbeit bedeutet: Anfragen erfassen, planen, umplanen, Status kommunizieren. Genau diesen Ablauf automatisiert Varis.
Behalte ich die Kontrolle über Entscheidungen?
Ja. Varis legt dir Vorschläge zur Bestätigung vor – zuweisen, umplanen oder ablehnen entscheidest du. Über Regeln, Ausschluss-Patterns und Blacklists bestimmst du außerdem, was die Automatisierung überhaupt anfassen darf.
Welche Tools bindet Varis an?
Gmail- und HubSpot-Integrationen sind out-of-the-box dabei. Darüber hinaus lassen sich ERP, CRM und Mitarbeitermanagement-Tools wie TimeButler anbinden. Sprich uns im Demo-Call auf deinen Stack an.
Wie läuft das Onboarding ab?
In der Beta richten wir Varis gemeinsam mit euch ein – inklusive Anbindung eurer Postfächer und Tools. Der Aufwand hängt von eurem Stack ab; ihr braucht dafür kein eigenes Technik-Team.
Was passiert mit unseren Daten?
Eure Daten bleiben eure Daten und werden ausschließlich für den Betrieb von Varis verarbeitet. Details findest du in unserer Datenschutzerklärung – und im Gespräch beantworten wir gerne jede Frage dazu.
Was kostet Varis?
Die Preise geben wir zum offiziellen Launch bekannt. Während der geschlossenen Beta besprechen wir die Konditionen individuell und direkt mit dir.
Bereit, deinen Projektmanager zu automatisieren?
Varis ist aktuell im geschlossenen Beta-Test. Trag dich kurz ein – wir melden uns persönlich bei dir.
Kein Spam. Wir melden uns nur, um deinen Zugang oder Termin zu klären.