Features

Was Varis für dich übernimmt.

Die wichtigsten Funktionen im Alltag.

Varis-Assistent

Sprich mit deinem Betrieb.

Frag per Chat oder Stimme, wer nächste Woche Zeit hat, gib Urlaub frei oder schick eine Rechnung raus.

  • Fast 200 Aktionen – vom Planer bis zur Rechnung.
  • Sprich einfach drauflos, Unterbrechen erlaubt.
  • Jede Änderung wartet als Karte auf deinen Klick.
  • Arbeitet nur mit deinen Rechten.
Posteingang

Kundenmails sortieren sich selbst

Varis erkennt jedes Anliegen und legt die Antwort als Entwurf bereit.

  • Auftrag, Abschluss, Änderung, Storno, Beschwerde, Abwesenheit – in Sekunden erkannt.
  • Liegt die KI daneben, korrigierst du mit zwei Klicks.
Pflichtangaben Neu

Du bestimmst, was ein Auftrag braucht

Varis prüft jeden Auftrag gegen deine Liste je Projektart – etwa Frist, Seitenzahl oder Domain.

  • Fehlt etwas, fragt der Antwortentwurf genau danach.
  • Eine Frist aus der Mail wird zur Projektfrist.
  • Fehlen Angaben, wartet die Phase, statt eingeplant zu werden.
Angebote & Verträge Neu

Vom Auftrag zum unterschriebenen Vertrag

Varis entwirft das Angebot aus euren früheren Angeboten. Ein Klick, und es geht zur digitalen Unterschrift.

  • Preise aus vergleichbaren Angeboten – nie von der KI erfunden.
  • Dein Kunde unterschreibt per Link und Code – ohne Konto, auch am Handy.
  • Erinnerungen, Siegel, Archiv und Versand laufen automatisch.
  • Verträge aus Mails landen beim richtigen Kunden.

Einfache elektronische Signatur – nicht für Verträge mit gesetzlicher Schriftform.

Projektphasen Neu

Projekte in Phasen – die Reihenfolge hält von selbst

Jede Phase mit eigenem Aufwand, eigenen Skills und Terminen. Verschiebt sich eine, zieht Varis nur mit, was mit muss.

  • Abhängigkeiten mit Abstand – auch über Projekte hinweg.
  • Die Vorschau zeigt, was mitwandert und warum. ⌘Z macht alles rückgängig.
  • Kunden sehen im Portal den Fortschritt – nie Stunden oder Namen.
Ressourcen­planung

Fällt jemand aus, plant Varis um

Ein Klick auf „Alle automatisch lösen“ verteilt jeden betroffenen Termin neu.

  • Gesperrte Termine bleiben, gelöscht wird nichts.
  • Jede Lösung ist mit ⌘Z umkehrbar.
  • Eilaufträge rücken nur ein, wenn jede Frist hält.
Abrechnung

Projekt fertig, Rechnung im Entwurf

Meldet der Kunde „abgenommen“, hängt die Rechnung schon an deiner Antwort.

  • Jede Rechnung als E-Rechnung (ZUGFeRD/Factur-X).
  • Der Betrag steht nie im Mailtext.
  • Mahnungen gehen nur mit deiner Freigabe raus.
KI-Anweisungen Neu

Die KI, die du briefst wie eine Kollegin

Jeden KI-Schritt steuerst du in einfachen Worten – vom Postfach bis zum Vertrag.

  • Für die Firma, je Projektart oder je Kunde.
  • „Testen“ zeigt vorher und nachher am echten Beispiel.
  • Jede Änderung ist eine Version – jederzeit wiederherstellbar.
  • Alles in der EU, DSGVO-konform.

Dazu alles für den Agenturalltag.

Integration

Passt in euren Stack

Mail, CRM, Chat, Buchhaltung – die Anbindung übernehmen wir bei der Einrichtung.

  • Alle gängigen Mailprogramme, etwa Gmail und Outlook.
  • Sync mit gängigen CRMs wie Salesforce, HubSpot oder Pipedrive.
Auswertungen

Zahlen ohne Reporting-Aufwand

Umsatz, Marge, Auslastung und offene Forderungen – immer aktuell.

  • Marge pro Kunde, Projekt und Person.
  • „Varis-Aktionen“ zeigt die gesparte Zeit.
Team & Arbeitszeiten

Geplant mit echten Arbeitszeiten

Teilzeit, Zweiwochen-Rhythmus, Urlaub, Feiertage nach Bundesland: Varis kennt jede Arbeitszeit.

  • Resturlaub in echten Arbeitstagen.
  • Skills pro Person für die passende Besetzung.
Kontrolle

Du bestimmst, was automatisch läuft

Regeln, Sperrlisten und ein Pause-Schalter. Jede Aktion wird protokolliert.

  • Mails, Rechnungen und Planänderungen nur mit deinem Klick.
  • Fast alles ist umkehrbar.
Phasen-Vorlagen Neu

Vorlagen mit ehrlichen Zahlen

Aufwand je Phase als feste Stunden, Prozent oder „Rest“.

  • Ändert sich das Budget, rechnen Prozent und Rest mit.
  • Reicht es nicht, sagt Varis es offen – mit Zahlen.
Skill-Auslastung Neu

Engpässe sehen, bevor sie entstehen

Bedarf je Skill gegen die Kapazität deines Teams – Woche für Woche.

  • Etwa: UI-Design in KW 47 bei 140 %.
  • Plan vs. Ist je Phase macht Vorlagen mit jedem Projekt besser.
Gespräch buchen

30 Minuten, die sich lohnen.

Wir zeigen dir Varis live und schauen, ob es zu euch passt.

  • 30 Minuten per Video-Call
  • Kostenlos und unverbindlich
  • Direkt im Kalender, ohne Hin und Her

Varis Demo Call

30 Minuten · Google Meet

  1. 1 Tag und Uhrzeit wählen
  2. 2 Name und E-Mail eintragen
  3. 3 Bestätigung mit Meet-Link kommt per E-Mail
Freie Termine anzeigen

Die Terminauswahl läuft über Google Calendar und wird erst mit dem Klick geladen. Es gilt unsere Datenschutzerklärung.